Was wir leisten
Unser Portfolio
Mit unseren vielfältigen Dienstleistungen stehen wir seit über 25 Jahren nicht nur Gemeinden, Städten und Ämtern, sondern auch kommunalen Eigenbetrieben und Verbänden mit Rat und Tat zur Seite, wenn es darum geht, sichere Lösungen für anstehende Aufgaben und Herausforderungen zu entwickeln. Unser Ziel ist es dabei, Aufgaben zentral für Sie wahrzunehmen, bei denen es sich für einzelne Gemeinden nicht lohnt, diese Aufgabe selbst durchzuführen bzw. das gesamte Wissen dafür vorhalten zu müssen. Dieses gilt umso mehr in Zeiten, in denen die Kommunen nicht nur die Auswirkungen des Fachkräfte- und Personalmangels spüren, sondern auch immer mehr Aufgaben zu erfüllen haben. Unser Portfolio reicht von kommunalnahen Dienstleistungen wie Bündelausschreibungen zur Strom- und Gasbeschaffung für kommunale Liegenschaften, Unterstützung und Durchführung eines Fördermittelmanagements für Kommunen, Einrichtung einer Hinweisgebermeldestelle mit entsprechenden Meldekanälen für Mitarbeiter der Kommunen bis hin zu neuen Dienstleistungen, die zum Beispiel dabei helfen, Beteiligungsberichte effizienter zu erstellen und Vergabe-Prozesse effizienter zu gestalten.
Was können wir für Sie tun?
Neu im Portfolio
Standardisierte Prozesse:
Wir machen Ihre Kommune effizienter.
In enger Absprache mit den Kommunen und dem Schleswig-Holsteinischen Gemeindetag entwickelt die GeKom aktuell eine Vielzahl an standardisierten Dienstleistungen. Mit diesen neuen Produkten unterstützt das GeKom-Team insbesondere Ämter und Gemeinden dabei, ihre Prozesse effizienter und trotzdem rechtssicher zu gestalten, damit sie aktuellen Herausforderungen vor Ort bestmöglich gerecht werden können. Hier stellen wir einige der neuen Produkte der GeKom vor:
Beteiligungsberichte
Die GeKom erstellt standardisierte, auf die jeweilige Kommune angepasste Beteiligungsberichte für das kommunale Beteiligungsmanagement (Verpflichtung nach § 109 a Gemeindeordnung). In § 109 a Absatz 1 der Gemeindeordnung Schleswig-Holstein heißt es zum Beteiligungsmanagement: „Die Gemeinde hat ihre (…) Beteiligungen wirksam zu steuern und zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass der öffentliche Zweck erfüllt und die strategischen Ziele erreicht werden. Sie wird dabei durch (…) den für die Beteiligungsverwaltung zuständigen Beschäftigten (Beteiligungsverwaltung) unterstützt.“.
Nicht nur im Haushalt müssen die Beteiligungen der Kommunen dargestellt werden, sondern auch die Selbstverwaltung muss regelmäßig über die Beteiligungen informiert werden. Angesichts der Vielzahl von größeren und kleineren Beteiligungen (Haupt- und Nebenbeteiligungen) bei gleichzeitig begrenzten Personalkapazitäten in den Verwaltungen stellt die Umsetzung dieser Vorschrift viele Verwaltungen operativ vor erhebliche Probleme.
Die GeKom hat daher ein Produkt entwickelt, mit der die Beteiligungsberichte und Risikoanalysen mit fachlicher Expertise in einem standardisierten Format erstellt werden. Die Kunden profitieren dabei von den bereits erfolgten Bewertungen gegenseitig. Die GeKom bietet damit ein Produkt mit Alleinstellungsmerkmal. Nach Lieferung der Daten aus den Beteiligungen wird auf Basis einer rechtlichen Risiko-Analyse ein standardisierter Beteiligungsbericht erstellt. Nähere Informationen: LINK zum Produkt-Steckbrief.
Interne Meldestelle für Kommunen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Die privaten und öffentlichen Beschäftigungsgeber sind seit 2023 nach dem Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, eine sogenannte interne Meldestelle für hinweisgebende Personen einzurichten. Ausgenommen sind nach dem Landeshinweisgeberschutz nur wenige Verwaltungen. Das Gesetz hat insbesondere das Ziel, Beschäftigten die Möglichkeit zu eröffnen, Rechtsverstöße in der eigenen Gemeinde melden zu können, ohne Nachteile oder Repressalien fürchten zu müssen oder gar durch die Meldung selber einen Rechtsverstoß zu begehen.
Jeder Beschäftigungsgeber muss sich daher zu diesem Thema sowohl inhaltlich als auch verfahrenstechnisch aufstellen und sog. Meldekanäle bereitstellen. Da drängt es sich geradezu auf, diese Aufgabe gemeinsam durch einen Dienstleister wie die GeKom wahrnehmen zu lassen. Die GeKom hat sich als einer der ersten Gesellschaften mit kommunalem Know-How mit dem Thema befasst und ein attraktives Angebot für die Kommunen erstellt. Den inzwischen zahlreichen Kunden wird dabei neben den klassischen Meldewegen, wie Telefon und Mail, ein kundenspezifisches Portal zur Verfügung gestellt. Dazu kommen alle für die Mitarbeitenden notwendigen Informationen und eine Einführung.
Die GeKom konnte durch den frühzeitigen Aufbau des Projekts „Interne Meldestelle“ und aus den ersten Erfahrungen seit 2022 bereits eine hohe Kompetenz für die Thematik aufbauen, die den Gemeinden bei dieser Aufgabe hilft.
Nähere Informationen: LINK zum Produkt-Flyer.
Fördermittelmanagement
Der Bereich Fördermittel nimmt einen immer größeren Bereich der Verwaltungstätigkeit in Anspruch. Die Herausforderungen für die Kommunen bestehen vor allem darin, die Förderlandschaft im Blick zu behalten, die passende Förderung zu finden und auszuwählen und anschließend die zuwendungskonforme Abwicklung der Fördermittelbeantragung und -auszahlung zu gewährleisten.
Die GeKom bietet daher Dienstleistungen sowohl beim Fördermittelmonitoring als auch bei der Antrags- und Abrechnungsbegleitung. Genauso wie die Kommune es benötigt.
Das Fördermittelmonitoring umfasst im ersten Schritt die Erstellung eines umfassenden und maßgeschneiderten Förderkonzeptes, das fortlaufend aktualisiert wird. Ein wichtiger Baustein ist dabei das permanente Screening der Fördermittellandschaft.
Die Fördermittelbegleitung beinhaltet – je nach Kundenwunsch – den kompletten Zyklus von der Projektkonzeptionierung und Zusammenstellung der Unterlagen über den Fördermittelantrag, die Fristenverfolgung, die Erstellung der Verwendungsnachweise bis zur Auszahlung der Fördermittel sowie die Begleitung bis zum Ende der Zweckbindungsfrist.
Kommunen, die nicht über eigene Förderscouts verfügen, profitieren durch das Fördermittelmanagement der GeKom durch Zeit- und Kosteneinsparungen. Kommunen, die bereits eigene Förderscouts beschäftigen, haben die Möglichkeit das Fördermittelmanagement der GeKom als flexible, ergänzende Ressource zu nutzen (bspw. zeitlich begrenzt oder für spezifische thematische Anforderungen).
Strom- und Gas Bündelausschreibungen
In den letzten Jahren ist der Energiemarkt – teilweise in Folge ehrgeiziger politischer Zielsetzungen im Rahmen der Energiewende, stärker noch in Folge des Ukraine-Krieges und durch den Wegfall „traditioneller“ Lieferwege (insbesondere bei der Gasversorgung) – sehr unruhig geworden. Zum Teil haben Kommunen, die Ausschreibungen durchgeführt haben, gar keine Angebote erhalten und entweder über eine Verhandlungslösung oder über die Grund- bzw. Ersatzversorgung massive Kostensteigerungen erleben müssen. Der Markt hat sich seitdem wieder ein großes Stück beruhigt, auch wenn das Marktumfeld sich auf absehbare Zeit deutlich verändert hat.
Die Vorteile einer Bündelausschreibung für die Strom- und Gasabnahme für kommunale Einrichtungen bestehen jedoch unverändert. Die Verwaltungen werden davon entlastet, selbst ein förmliches Ausschreibungsverfahren durchzuführen. Die Zahl der Bieter ist inzwischen wieder zufriedenstellend, das macht jedenfalls deutlich, dass es noch Wettbewerb gibt und bei diesem Verfahren keine Preisabsprachen zu befürchten sind.
Die Gekom wird auch weiterhin im Jahresturnus Bündelausschreibungen für neue Strom- bzw. Gas-Lieferverträge anbieten.
Vergabeverfahren und Vergabe-Workflow
Im Beschaffungsalltag aller Kommunalverwaltungen stellt die Komplexität des Vergaberechts eine Herausforderung dar, bei der es meistens schwerfällt, den Überblick zu behalten. Die Komplexität ergibt sich aus den zahlreichen Verfahrensarten und unterschiedlichen Rechtsgrundlagen in verschiedenen Gesetzen bzw. Verfahrensordnungen, deren Wertgrenzen und andere Parameter gefühlt jährlich angepasst und geändert werden. Gleichwohl führt kein Weg daran vorbei, das geltende Vergaberecht zu beachten und gesetzeskonform anzuwenden, wenn man keine Rügen von unterlegenen Bietern oder Aussichtsbehörden befürchten will.
Wir begleiten auf Anfrage komplette Ausschreibungsverfahren von der Konzeptionierung, der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen, der Erstellung der Bekanntmachung bis hin zur Angebotsöffnung und Zuschlagserteilung in enger Absprache mit der jeweiligen Kommune und deren Vergabestelle.
Aber auch, wenn Sie die Vergabeverfahren selbständig durchführen, hat die GeKom ein Angebot für Sie.
Um die mit dieser Materie beschäftigten Sachbearbeiter in den Kommunalverwaltungen zu unterstützen, hat die GeKom in Zusammenarbeit mit unserem Mitgesellschafter Ehler Ermer & Partner das Produkt „Vergabe-Workflow“ entwickelt, den wir den Kommunen und deren Vergabestellen bereitstellen können. Er besteht aus einer digitalen Dokumentensammlung aus Verfahrens- und Dokumentationsvorlagen unter Einsatz von Formularfunktionen, die das Ausfüllen durch enthaltende Hinweise und anhand von Verlinkungen/Querverweisen auf die jeweiligen Rechtsgrundlagen erleichtert und somit Schritt für Schritt den Arbeitsalltag in der Beschaffungspraxis erleichtert. Der Vergabe-Workflow wird, dadurch das er online verlinkt ist, permanent aktuell gehalten.
Nach erfolgreichen Pilotphasen mit verschiedenen Kommunen können wir dieses Produkt ab dem 4. Quartal 2024 allen Kunden anbieten. Wenn Sie interesse haben, sprechen Sie uns schon jetzt gerne darauf an.
Nähere Informationen: LINK zum Produkt-Steckbrief.
Vertragsmanagement (in Entwicklung)
Die Kommunalverwaltungen müssen eine Vielzahl an Verträgen verwalten, für die oft eine übersichtliche und auch effektive Verwaltungssoftware fehlt. Mit der Umsatzbesteuerung nach § 2b UStG. wird sich für die Verwaltungen der Mehrwert einer praktischen Lösung nochmals steigern.
Zusammen mit unserem Partner 6PAC Bricks GmbH entwickelt die GeKom ein auf die kommunalen Gegebenheiten angepasstes Programm zum Vertragsmanagement als Weblösung. Das Tool beinhaltet dabei eine Übersicht über alle Vertragsinformationen, wie Vertragspartner, Kosten, Laufzeit, Kündigungsfristen, Vertragsverantwortlicher sowie Informationen zum Status (aktiv, inaktiv, verlängern, kündigen, gekündigt). Die Kategorien sind dabei auf die örtlichen Gegebenheiten anpassbar und berücksichtigen vor allem auch die Anforderungen einer Amtsverwaltung. Bei Software als Service ist dabei selbstverständlich, dass es eine einfache Bedienbarkeit, individuelle Ansichten, Auswertungen und Filter sowie eine Volltextsuche nach Vertragsinhalten gibt und sie auf jedem Endgerät nutzbar ist. Wenn Sie Interesse an einer Vorvorführung dieser Lösung haben, sprechen Sie uns gerne dazu an.